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Cuerpo de Gestión de la Administración Civil del Estado: funciones y responsabilidades

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    ¿Estás pensando en iniciar el proceso selectivo de las Oposiciones de Gestión de la Administración Civil del Estado? Si la respuesta es afirmativa, quédate a leer este artículo, porque vamos a hablarte sobre las funciones que llevarás a cabo una vez consigas tu plaza fija como funcionario de la Administración del Estado. 

    ¡Presta mucha atención!

     

    Funciones clave del Cuerpo de Gestión

    El Cuerpo de Gestión de la Administración Civil del Estado está compuesto por funcionarios del Estado enmarcados en el subgrupo A2, los cuales, de forma general, llevan a cabo funciones destinadas a prestar apoyo a los Ministerios y Organismos Públicos para crear políticas públicas

    A continuación, te hablamos sobre las principales funciones de este cuerpo de la administración. 

    Gestión administrativa y documental

    Esta función se realiza con el objetivo de administrar y organizar de una forma eficiente y práctica todos los documentos e información de los que disponga una organización. ¿Cómo se realiza esto? ¡Toma nota!

    • Creación y recepción de los documentos de interés de una organización, tales como informes, contratos, correspondencia, etc.
    • Clasificación y organización de la totalidad de los documentos para mantener un orden, de tal forma que se facilite la búsqueda de los mismos, permitiendo el ahorro de tiempo. Esta organización puede llevarse a cabo de forma física o de forma electrónica. 
    • Control de versiones para guardar la última actualización de cada documento y no acumular una gran cantidad de información antigua e innecesaria.
    • Establecer permisos de acceso a las personas que tengan una autorización expresa para ello. Todo con el fin de garantizar la confidencialidad.  
    • Eliminar o archivar los documentos que no sean necesarios para la organización. 

    Atención al público y trámites administrativos

    La atención al público y los diversos trámites administrativos son otras de las funciones clave del cuerpo de gestión de la administración civil del estado. Es necesario que la organización cuente con personal correspondiente para recibir a los visitantes de una forma cordial y amable, y de prestarles la orientación y el asesoramiento necesario. 

    De la misma forma, deben dar solución instantánea a las consultas y problemas del público frente a la dificultad de los trámites administrativos y, si las hubiera, gestionar las quejas y reclamaciones sobre el servicio recibido. 

    Coordinación interdepartamental

    A través de esta función se mantiene la comunicación entre departamentos con el fin de conseguir la correcta colaboración entre las diferentes áreas de una organización hacia la consecución de los objetivos y metas planteadas. 

    Para que la coordinación interdepartamental se realice de manera óptima es esencial realizar las siguientes funciones:

    • Buena comunicación.
    • Establecer roles y responsabilidades.
    • Planificar objetivos de equipo.
    • Gestionar los conflictos.

    Oposiciones a Gestión de la Administración Civil del Estado

    • Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

    ¿Tienes dudas sobre las Oposiciones a Gestión de la Administración Civil del Estado?

    Responsabilidades en el ámbito de la gestión financiera

    Las responsabilidades enmarcadas en la gestión financiera recaen, por lo general, en los funcionarios y departamentos más especializados en los recursos financieros del estado

    En este sentido, algunas de las funciones más destacadas son la correcta elaboración y seguimiento de los presupuestos, la supervisión de las finanzas públicas, la gestión de la tesorería y de la deuda pública y la elaboración de los informes financieros pertinentes. 

    Elaboración y seguimiento de presupuestos

    Una función clave del cuerpo de la Administración Civil del Estado es todo lo que atañe a los presupuestos. Es esencial que haya profesionales cualificados para elaborar los presupuestos, sobre todo teniendo en cuenta que estamos hablando de dinero público. 

    Además, estos profesionales deben asegurarse de que las partidas de los presupuestos se están cumpliendo al detalle, por lo que es de vital importancia realizar el correcto seguimiento del mismo. Es probable que, también, se deban realizar informes especificando en qué se ha gastado cuánto dinero. 

    Control y gestión de recursos económicos

    Esta función es de vital importancia en cualquier organización, independientemente del sector, ya sea público o privado. Su objetivo principal es garantizar el uso eficiente de los recursos económicos de la organización y evitar los malgastes innecesarios. De esta forma, se trabaja en la dirección correcta de cara a maximizar los beneficios y, como no, minimizar los riesgos y conflictos. 

    Informes financieros y análisis de gastos

    Una de las funciones clave en la gestión de la administración civil del estado es la elaboración de los informes financieros y el posterior análisis de los gastos. Ambos son vitales para extraer información valiosa sobre los ingresos, gastos y rendimiento de la organización. 

    • Informes financieros:
      • Estados financieros para comprobar la salud financiera d ella organización.
      • Informe de gestión para establecer una explicación al detalle. 
    • Análisis de datos:
      • Seguimiento de gastos y registro de las transacciones realizadas.
      • Análisis de desviaciones inesperadas. 

     

    Funciones relacionadas con la gestión de recursos humanos

    La gestión de recursos humanos es esencial en toda organización, y el caso del cuerpo de la Gestión de la Administración Civil del Estado no iba a ser menos. Esta función es muy importante de cara a administrar, gestionar y coordinar el equipo humano del que dependen todas las labores que son necesarias dentro del sistema. 

    Dicho esto, es necesario contar con profesionales cualificados para realizar las funciones de recursos humanos. 

    Te lo contamos más en detalle. 

    Selección y contratación de personal

    Contar con profesionales que sepan identificar las necesidades que deben ser cubiertas y cuáles son los candidatos idóneos para ello es fundamental. 

    Para ello, debe realizarse un análisis completo de las funciones y responsabilidades que se necesita perfeccionar, y establecer las correspondientes entrevistas para seleccionar personal capacitado. La persona encargada de los recursos humanos de la organización debe publicar los correspondientes anuncios de empleo y realizar la evaluación de personal. 

    Seguimiento de la carrera profesional

    Se trata de una función clave dentro de la gestión de recursos humanos de una organización. En este sentido, se deben poner en marcha programas que promueven el crecimiento y el desarrollo profesional de los empleados de la organización. Para esto, es conveniente ofrecer la retroalimentación adecuada para que todas las personas sepan hasta dónde pueden llegar en la empresa. 

     

    Coordinación y apoyo en proyectos y programas

    Por último, otra de las funciones clave dentro del cuerpo de la Gestión de la Administración Civil del Estado es la correcta coordinación y apoyo en proyectos y programas para que todo funcione de la forma correcta. En este sentido, destacamos estas labores: 

    Planificación y seguimiento de proyectos

    Esta función implica lo siguiente:

    • Definición de los objetivos y el alcance del programa para fijar los plazos y recursos necesarios.
    • Planificación del proyecto a través de un calendario en el que se fijen las tareas a realizar en un tiempo determinado. 
    • Asignación de recursos humanos y técnicos.
    • Comunicación y coordinación entre departamentos. 

    Coordinación con otras entidades y organizaciones

    Para que esta función se realice de la forma correcta es vital establecer y mantener relaciones de colaboración con entidades externas. Algunas de ellas pueden ser instituciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales, organizaciones internacionales o empresas privadas

    ¿Por qué? Para intercambiar información de calidad, negociar y coordinar recursos, entre otros motivos. 

     

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