¿Qué hace un Auxiliar Administrativo? Repasamos las funciones de estos profesionales

Administración y archivo

12 diciembre 2022

    ¿Quieres saber lo que hace un Auxiliar Administrativo? En este artículo te contamos las funciones que tiene este personal que sirve a la ciudadanía y a las instituciones, así como sus competencias y tareas específicas. ¡Entremos en materia! 

    Funciones de un Auxiliar Administrativo

    El buen funcionamiento de las administraciones depende de las tareas que realizan los Auxiliares Administrativos en su día a día, la inmensa mayoría son relacionadas con la gestión de documentos, tramitaciones, servicio y atención a la ciudadanía, así como algunas labores de contabilidad sencillas. 

    A continuación, te expondremos todas aquellas funciones qué hace un Auxiliar Administrativo de forma rutinaria, para que te hagas una idea de cómo se desarrollan sus jornadas laborales y su misión dentro de la administración. 

    Atención a la ciudadanía 

    Una de las principales funciones que llevan a cabo los Auxiliares Administrativos es la de atención cara al público, para asesorar a la ciudadanía y gestionar sus trámites burocráticos. 

    Esta función forma parte de su día a día, por lo que deben ser resolutivos, instructivos y claros atendiendo a las personas que acuden a la Administración sea el motivo que sea. También deben de adaptarse al medio, pues estas consultas no solo se realizan en persona: también por teléfono o incluso por escrito. 

    Gestión documental y de archivo

    En los archivos de las administraciones debe constar todo trámite burocrático. Y para conservar esta documentación, debe cuidarse el archivo y la creación de los documentos, para que sean accesibles y fáciles de localizar, en caso de que sea necesario. Una de las cosas que hace un Auxiliar Administrativo es asegurarse de seguir estos códigos de clasificación. 

     

    Tramitación de expedientes administrativos

    Aunque la tecnología ha avanzado lo suficiente como para que la administración pueda funcionar digitalmente, muchos de los usuarios prefieren recurrir a los Auxiliares Administrativos para tramitar expedientes, solicitudes o incluso peticiones que solo pueden realizar en persona. 

    Labores de contabilidad básicas 

    En ocasiones contadas, otra de las funciones de un Auxiliar Administrativo es la de contabilidad. Pero son acciones básicas para las que incluso se puede apoyar de hojas de cálculo para sacar adelante. Un ejemplo puede ser colaborar en la revisión de cuentas del departamento a final de año o del trimestre. 

     

    Competencias de un Auxiliar Administrativo

    ¿Qué es lo que hay que tener para ser Auxiliar Administrativo y llevar a cabo todas estas funciones? La atención al detalle, organización, habilidades comunicativas y la disposición de trabajar en equipo son cuatro competencias fundamentales para llevar a cabo este trabajo. A continuación, te explicaremos al detalle por qué.  

    Atención al detalle 

    Un error en un documento oficial acarrea consecuencias que pueden ser de graves a muy graves, por lo que este es un trabajo para gente minuciosa, que no le importa revisar las cosas mil y una veces y que tiene paciencia infinita para evitar que se cometan fallos humanos. 

    Organización 

    Aunque sea un trabajo de servicio público, no dejas de estar en una oficina, trabajando y coordinándote con otros compañeros y departamentos, y atendiendo a usuarios de forma rutinaria. Por lo tanto, una habilidad que es imprescindible para ser Auxiliar Administrativo es organización y contribuir a que la institución funcione como un reloj suizo. 

    Trabajo en equipo 

    Debes tener habilidades para asumir competencias, colaborar con otros departamentos y delegar acciones al resto de compañeros, para no cargarte de trabajo; pero tampoco desentenderte de tus obligaciones pasándoselas a otros. En resumen, tienes que saber cómo trabajar en equipo y hacer que el departamento funcione de forma orgánica y ágil. 

    Habilidades comunicativas

    Vas a trabajar día a día con ciudadanos de a pie que lo más probable es que no tengan ni idea de los todos los pasos que tienen que hacer para realizar el trámite al que se deben enfrentar. Y es que no tienen por qué saberlo, porque acuden a ti como experto para que les asesores si ayudes. Por eso, las habilidades comunicativas, la paciencia y amabilidad son características que debe tener todo funcionario que atiende cara al público. 

     

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    Funciones específicas de cada Auxiliar Administrativo

    Hay tantos Auxiliares Administrativos como entidades sostienen este país y el personal que trabaja para cada una de ellas realiza unas funciones que resultan bastante similares entre sí, pero que son específicas para cada institución. Es importante que las conozcas para valorar cuál es tu sitio y decidir dónde sacarte la plaza. Te las contamos a continuación. 

    Auxiliar Administrativo del Estado

    Los que cuentan con una plaza de las oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado realizan las funciones de atención cara al público, tramitación de expedientes de sus competencias y gestión de contabilidad que corresponde a sus departamentos. El manejo de herramientas de ofimática y archivo digital también forman parte de su día a día. 

    Auxiliar Administrativo de salud

    Quizá de entre todos los auxiliares administrativos, el personal que cuenta con las oposiciones de Auxiliar Administrativo de Salud es el que realiza tareas más específicas en administraciones sanitarias funcionen adecuadamente encargándose de las siguientes áreas: 

    • Atención a los pacientes y cara al público. 
    • Gestión de citas para todo tipo de especialidades, o para un área concreta. 
    • Gestión documental de historiales médicos y otros documentos valiosos para el sistema sanitario. 
    • Información a los médicos y gestión de agendas. 

    Auxiliar Administrativo de Corporaciones Locales

    Las funciones de los que tienen las oposiciones de Auxiliares Administrativos de Corporaciones Locales se parecen bastante entre las del resto de instituciones que forman parte de la Administración, pero centradas en el ayuntamiento o entidad a la que sirven. Gestión documental, tramitación de expedientes o solicitudes, atención cara al público y el apoyo administrativo son las principales que lleva a cabo. 

    Auxiliar Administrativo de las comunidades autónomas

    Los que superan las oposiciones Auxiliares Administrativos de las comunidades autónomas se encargan de tareas de su competencia, como son la asistencia ciudadana y gestión de los trámites que deseen realizar; gestión documental, labores puntuales de contabilidad básica. 

    Auxiliar Administrativo de Universidades

    Las universidades son instituciones prestigiosas de educación, que requieren de un personal especializado para gestionar los archivos, responder correos electrónicos y estar al frente de tareas como la tramitación de matrículas y otros procedimientos. De esto se encargan las personas que aprueban las oposiciones de Auxiliar Administrativo de Universidades.  

     

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