Área administrativa de una universidad: ¿cómo está distribuida

Administración y archivo

04 octubre 2021

    Todos los que hayáis realizado una carrera universitaria, sea una de las antiguas licenciaturas o los grados actuales, sabéis que el área administrativa de una universidad es esencial en el funcionamiento de toda la institución. Durante la época de matrículas u otros trámites importantes, todas las oficinas de Administración de cada una de las universidades españolas echan humo con la cantidad de expedientes pendientes de gestionar que se llegan a acumular.

    Para poder atender a todas las peticiones en tiempo y forma, y disminuir los tiempos de espera, resulta indispensable contar con un numeroso equipo de profesionales preparados para dar solución a todos los problemas que puedan surgir aprovechando para ello los recursos que la institución pone a su servicio de manera eficiente y responsable. Hoy veremos cómo se puede organizar el área administrativa de una universidad. ¡Atento porque esto puede interesarte!

     

    ¿Para que sirve el área administrativa de una universidad?

    Según la Ley Orgánica 6/2001 por la que se regula el funcionamiento de las universidades españolas, estos entes cuentan con personalidad jurídica propia y establece un régimen de autonomía en el desarrollo de sus funciones ante otras instituciones como el Ministerio de Educación o la Consejería de Educación correspondiente.

    Así mismo, la norma indica que las universidades son las responsables de la “selección, formación y promoción del personal docente, investigador y de administración y servicios” así como de la asignación de las tareas que deben desempeñar. Por eso, es cada universidad la encargada de establecer, según su organización interna, estas labores.

    Funciones generales del área administrativa de una universidad

    Atendiendo a lo que dice la norma en vigor, corresponde al personal de Administración la “gestión y administración, particularmente en las áreas de recursos humanos, organización administrativa, asuntos económicos, informática, archivos, bibliotecas, información y servicios generales”.

    La Ley Orgánica de Universidades garantiza la participación del personal administrativo en los órganos de gobierno y representación

    Podríamos afirmar, sin temor a equivocarnos, que el área administrativa de una universidad tiene bajo sus hombros la responsabilidad de que todos estos procesos se completen de la forma más fluida y satisfactoria posible. Y es por eso que al personal de administración también se le reserva el derecho de participar activamente en los órganos de gobierno y de representación del ente educativo, mediante elecciones internas.

     

    ¿Cómo se distribuye el área administrativa de una universidad?

    Precisamente debido a la cantidad de tareas que se le asigna al personal del área administrativa de la Universidad, es muy habitual que este enorme departamento se divida en diferentes equipos de trabajo según las funciones que se les asigne. Algunos de ellos podrían ser los que siguen:

    • Coordinación con Biblioteca: es muy posible que haya un grupo de personal administrativo centrado en la colaboración con el director de la Biblioteca en la dirección, coordinación, planificación y supervisión de todo el trabajo que se desarrolle en la misma a lo largo del curso.
    • A cargo de la Secretaría: seguramente el grupo con mayor carga de trabajo será el que está encargado de dirigir, planificar, coordinar y supervisar el trabajo que desarrolla el Jefe de Secretaría. De esta manera, Administración deberá gestionar los expedientes de los estudiantes respecto a la matriculación, preinscripción, registro de actividades, tramitación de tesis, expedición de certificados académicos, tramitación de reconocimientos, traslado de expedientes a otros centros y la tramitación de los títulos universitarios.
    • Apoyo a los distintos Departamentos: corresponde también al área de Administración el asesoramiento y apoyo a los diferentes Departamentos de las facultades según lo que soliciten sus respectivos directores.
    • Digitalización: por último, el equipo administrativo deberá atender y participar en todas las tareas de informatización de las distintas áreas y departamentos. La incorporación de personal joven resulta indispensable en este ámbito para poder fomentar la digitalización de todos los procesos administrativos de cara a la nueva era tecnológica en la que ya estamos viviendo.

     

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    Selección del personal administrativo de una universidad

    Gracias a la enorme autonomía de la que disfrutan las universidades en España, estas tienen la potestad de seleccionar a su personal administrativo mediante la promoción interna o la convocatoria de procesos de selección en forma de Oposiciones.

    Las convocatorias serán publicitadas en el BOE y en el Boletín o Diario de la Comunidad Autónoma correspondiente. Las plazas corresponden al subgrupo funcionarial C2 para los Auxiliares Administrativos y C1 para el puesto de Administrativo, por lo que la selección solo constará de la fase de Oposición, prescindiendo de la fase de Concurso.

    Exámenes de la Oposición del área de Administración

    Para obtener tu plaza como Administrativo o Auxiliar Administrativo deberás superar un total de tres ejercicios eliminatorios en los que tendrás que demostrar tus conocimientos y capacidades asignadas al puesto que ocuparás.

    • Primer ejercicio: se trata de un cuestionario tipo test correspondiente al contenido del temario oficial, con tres o cuatro posibles respuestas a cada pregunta y siendo una sola la correcta.
    • Segundo ejercicio: consiste en la resolución de uno o varios supuestos prácticos relacionados con el temario y con las funciones que se te asignarían.
    • Tercer ejercicio: por último deberás realizar una prueba informática que puede consistir en un ejercicio práctico (ofimática y mecanografía) o uno tipo test.

     

    ¡Consigue ya tu plaza de funcionario en el área administrativa de una universidad!

    Ahora que ya tienes claro en qué consiste el trabajo de un funcionario en el área administrativa de una universidad, llega el momento de decidirte por un centro educativo o academia que te ayude y apoye a lo largo de los meses en los que tendrás que estudiar y prepararte para el día decisivo.

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